STATUTS ET RÈGLEMENTS

ARTICLE 1 – NATURE

L’Association est un organisme sans but lucratif. Les personnes impliquées au sein de l’association oeuvrent bénévolement, sauf dispositions de l’article 22 quant le cas s’applique.

Le nom de l’organisme est Association québécoise des éducateurs et éducatrices spécialisés en arts plastiques (AQÉSAP).

ARTICLE 2 – MISSION

L’Association a pour mission :

De promouvoir l’enseignement des arts plastiques au Québec, d’en assurer le développement et de favoriser la recherche.
De regrouper les personnes œuvrant à l’actualisation de la mission de l’Association et les éducateurs spécialistes en arts plastiques du Québec.
De soutenir et d’offrir des services aux membres de l’Association.

ARTICLE 3 – SIÈGE SOCIAL

Le siège social de l’Association est situé à l’adresse civique du secrétariat ou à toute autre adresse que le conseil d’administration peut déterminer par simple résolution.

ARTICLE 4 – SCEAU

Le sceau de l’Association est celui dont l’empreinte apparaît en marge sur l’original des présents règlements.

ARTICLE 5 – COTISATION

Le montant de la cotisation des membres et sa date d’exigibilité sont fixés annuellement par le conseil d’administration ainsi que les privilèges qui sont rattachés pour chacune des catégories de membres. Ces changements doivent être ratifiés par les membres lors de l’assemblée générale annuelle.
Les membres étudiants à temps plein et les membres retraités bénéficient d’un tarif réduit déterminé par le conseil d’administration.
Le statut de membre se perd automatiquement par le non renouvellement de la cotisation annuelle.
Les médaillés de l’Association reçoivent leur adhésion gratuitement.

ARTICLE 6 – CATÉGORIES DE MEMBRES

6.1 MEMBRES RÉGULIERS

6.1.1 MEMBRE RÉGULIER DU QUÉBEC

Personne qui enseigne les arts plastiques ayant complété le formulaire d’affiliation prescrit, en conformité au statut et règlement de l’Association et qui a acquitté la cotisation annuelle.
Personne issue du milieu de l’éducation détenant un permis d’enseigner, ayant complété le formulaire d’affiliation prescrit par l’Association et qui a acquitté la cotisation annuelle.

6.1.2 MEMBRE RÉGULIER HORS QUÉBEC

Personne qui enseigne les arts plastiques ayant complété le formulaire d’affiliation prescrit, en conformité au statut et règlement de l’Association et qui a acquitté la cotisation annuelle.
Personne issue du milieu de l’éducation ayant complété le formulaire d’affiliation prescrit par l’Association et qui a acquitté la cotisation annuelle.

6.2 MEMBRES ÉTUDIANTS

6.2.1 MEMBRE ÉTUDIANT DU QUÉBEC

Personne inscrite au Baccalauréat en enseignement des arts plastiques ou détenant un diplôme d’études supérieures spécialisé en enseignement des arts visuels et médiatiques ayant complété le formulaire d’affiliation prescrit par l’Association, en conformité au statut et règlement de l’Association et qui a acquitté la cotisation annuelle.

6.2.2 MEMBRE ÉTUDIANT HORS QUÉBEC

Personne inscrite au Baccalauréat en enseignement des arts plastiques ou un diplôme d’études supérieures spécialisé en enseignement des arts visuels et médiatiques ayant complété le formulaire d’affiliation prescrit par l’Association, en conformité au statut et règlement de l’Association et qui a acquitté la cotisation annuelle.

6.3 MEMBRES RETRAITÉS

6.3.1 MEMBRE RETRAITÉ DU QUÉBEC

Personne retraitée de l’enseignement des arts plastiques ayant complété le formulaire d’affiliation prescrit, en conformité au statut et règlement de l’Association et qui a acquitté la cotisation annuelle.

6.3.2 MEMBRE RETRAITÉ HORS QUÉBEC

Personne retraitée de l’enseignement des arts plastiques ayant complété le formulaire d’affiliation prescrit par l’Association, en conformité au statut et règlement de l’Association et qui a acquitté la cotisation annuelle.

6.4 MEMBRES ASSOCIÉS INDIVIDUELS

6.4.1 MEMBRE ASSOCIÉ INDIVIDUEL DU QUÉBEC

Personne ou organisme issu du milieu culturel ayant complété le formulaire d’affiliation prescrit par l’Association, dont la demande est en conformité aux statuts et règlements de l’Association et qui a acquitté la cotisation annuelle.

6.4.2 MEMBRE ASSOCIÉ INDIVIDUEL HORS QUÉBEC

Personne ou organisme issu du milieu culturel ayant complété le formulaire d’affiliation prescrit par l’Association, en conformité au statut et règlement de l’Association et qui a acquitté la cotisation annuelle.

6.5 MEMBRE ASSOCIÉ CORPORATIF

Une entreprise qui a complété le formulaire d’affiliation prescrit par l’Association, en conformité au statut et règlement de l’Association et qui a acquitté la cotisation fixée selon l’entente entre les deux parties.

6.6 MEMBRE HONORAIRE

Médaillé : personne ayant reçu la médaille AQÉSAP

ARTICLE 7 – EXPULSION D’UN MEMBRE

Le conseil d’administration peut expulser tout membre qui pose un geste préjudiciable au fonctionnement ou à la réputation de l’association ou à un de ses représentants.

Avant de prononcer l’expulsion d’un membre, le conseil d’administration doit lui donner la possibilité de se faire entendre.

Le membre qui fait l’objet d’expulsion est convoqué, par lettre recommandée, à une rencontre d’un comité élargi constitué des membres du conseil d’administration et d’une personne neutre.

Suite à la rencontre avec le comité élargi, le conseil d’administration se réunira pour prendre une décision qui sera transmise au membre en question, par courrier recommandé.

Si la décision est en faveur du membre, il y aura réintégration automatique.

Si le membre est réintégré sous condition, il a trente jours pour accepter ou refuser ces conditions par écrit en s’adressant au secrétariat, sous pli confidentiel à transmettre au président, dans les cinq jours ouvrables suivant la réception de la demande.

Si le membre refuse les conditions de réintégration ou ne répond pas dans les délais prescrits, le conseil d’administration prendra la décision d’expulsion par séance extraordinaire, et le président en informera le membre. La décision du conseil d’administration est finale et sans appel.

Si le membre est reconnu fautif, sans possibilité de réintégration, il sera expulsé de l’association pour une durée de 4 ans. La décision du conseil d’administration est finale et sans appel.

Si, après la période d’expulsion, le membre désire réintégrer l’association, il doit faire une demande par écrit en s’adressant au secrétariat, sous pli confidentiel à transmettre au président, qui la soumet au conseil d’administration. La décision du conseil d’administration à cet effet sera finale et sans appel

ARTICLE 8 – COMPOSITION

L’assemblée est constituée des membres actifs réguliers, étudiants, retraités ayant acquitté leur cotisation et des membres honoraires de l’Association.

ARTICLE 9 – TENUE DE L’ASSEMBLÉE

• L’Assemblée générale annuelle de l’Association est tenue dans les quatre (4) mois de la fin de l’exercice financier de l’association, au moment et à l’endroit fixés par le conseil d’administration.
• L’avis de convocation doit être envoyé aux membres en règle et aux membres honoraires de l’Association au moins quinze (15) jours précédant l’Assemblée générale annuelle.

ARTICLE 10 – POUVOIRS

• Reçoit le bilan des activités et le rapport financier du conseil d’administration
• Ratifie les résolutions adoptées par le conseil d’administration
• Ratifie le montant de la cotisation annuelle
• Fait des recommandations sur les orientations générales, la direction et le bon fonctionnement de l’Association.
• Élit les administrateurs

ARTICLE 11 – DROIT DE VOTE

Membres ayant le droit de vote :

• Membre régulier du Québec
• Membre étudiant du Québec
• Membre retraité du Québec
• Membre honoraire (médaillé)

Membres n’ayant pas le droit de vote :

• Membre associé individuel
• Membre associé corporatif
• Membre hors Québec

Le vote par procuration n’est pas autorisé. Le vote se prend à main levée, à moins que le scrutin secret ne soit demandé par un membre en règle, appuyé d’un autre membre en règle.

ARTICLE 12 – DÉCISION

Les décisions sont prises à la majorité simple des membres en règle présents.

En cas d’égalité des voix sur une proposition, on devra redemander le vote.

S’il y a toujours égalité, le conseil d’administration disposera de la proposition.

ARTICLE 13 – QUORUM

Le quorum est formé d’un minimum de 10% des membres individuels ou honoraires en règle.

ARTICLE 14 – OBSERVATEUR

Toute personne non membre de l’Association et les membres partenaires peuvent assister aux différentes assemblées à titre d’observateur suite à l’autorisation du conseil d’administration.

Ils ne peuvent se prononcer sur les sujets discutés et n’ont pas de droit de vote.

ARTICLE 15 – DISPOSITIONS

Les articles 14 à 15 inclusivement des présents règlements s’appliquent à l’assemblée générale spéciale.

ARTICLE 16 – CONVOCATION

L’assemblée générale extraordinaire est convoquée par la secrétaire d’Association sur demande du conseil d’administration ou d’au moins 20% des membres en règle de l’Association. L’avis de convocation, le sujet de la rencontre ainsi que l’ordre du jour doivent être envoyés simultanément aux membres en règle au moins dix (10) jours à l’avance.

Le Conseil d’administration est composé de sept (7) personnes, soient quatre (4) officiers (président, vice-président, secrétaire, trésorier) et un à trois (3) directeurs.

• Seuls les membres individuels (enseignant, étudiant ou collaborateur issus du milieu éducatif) en règle et membres honoraires peuvent être élus.
• Ces personnes doivent être majeures. Elles doivent être élues par les membres en règle présents à l’assemblée générale annuelle.

ARTICLE 18 – MISE EN CANDIDATURE

Un membre règle (régulier ou retraité) ou un membre honoraire qui désire poser sa candidature à l’un des postes d’administrateur doit en faire part au secrétaire de l’Association au moins cinq (5) jours avant la tenue de l’assemblée générale annuelle par écrit ou par courrier électronique pour lequel un accusé réception peut être fournit, en complétant le formulaire de mise en candidature et le questionnaire d’intérêts.

Tout candidat devra être présent à l’assemblée générale pour que sa candidature soit retenue et devra être appuyé d’un membre en règle aussi présent.

L’Élection des membres du conseil d’administration se fait à l’occasion de l’assemblée générale annuelle de l’Association. Cette élection se déroule selon l’article 19.

Trois administrateurs sont élus lors de l’Assemblée générale annuelle tenue lors des années impaires et quatre administrateurs lors des années paires.

Chaque candidat peut être invité à faire une brève présentation devant l’assemblée générale pour communiquer les motifs l’incitant à s’impliquer dans l’association.

ARTICLE 19 – PROCÉDURE D’ÉLECTION

Avant de procéder aux élections, le président d’assemblée fait place au président d’élection qui doit être nommé par les membres de l’assemblée. Le président d’élection procède à la nomination d’un secrétaire et de scrutateurs.

Les postes vacants des administrateurs sont comblés en élection par scrutin secret ou à main levée si tous les membres de l’assemblée l’acceptent. Dans ce cas, le président d’élection devra demander à l’assemblée s’il y a une personne qui s’objecte. S’il y a autant ou moins de candidats que de postes à combler, les candidats sont élus par acclamation.

ARTICLE 20 – DURÉE DU MANDAT

La durée du mandat des membres du Conseil d’administration est de deux ans.

ARTICLE 21 – POUVOIRS ET RESPONSABILITÉS

Le Conseil d’administration :

• Exerce les pouvoirs et accomplit les actes prévus par les présents règlements et tous ceux que la loi lui permet dans l’intérêt de l’Association.
• Élabore les politiques générales et des moyens de gouvernance : règles de gestion, protocoles, outils d’évaluation des actions de l’Association.
• Administre les affaires générales de l’Association.
• Prépare et approuve des prévisions budgétaires de l’Association.
• Prends connaissance des rapports des comités et des sous-comités et émets des recommandations sur les divers sujets.

Le Conseil d’administration est responsable de la bonne marche de l’Association :

• Il doit faire un rapport du déroulement des opérations de l’Association.
• Il assume la gestion des ressources humaines et matérielles.
• Il recommande les orientations aux membres lors de l’Assemblée Générale Annuelle pour la prochaine année.

ARTICLE 22 – ASSEMBLÉE DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le Conseil d’administration se réunit aussi souvent qu’il le juge nécessaire sur demande du président. L’avis de convocation par écrit quelques jours avant la réunion. Le président, dans un cas qu’il juge urgent, pourra tenir une assemblée sans s’en tenir au délai de convocation prescrit.

ARTICLE 23 – QUORUM ET DÉCISION

Le quorum de chaque réunion est à la majorité simple des membres, soit 4 membres et les décisions sont pris de la même façon.

ARTICLE 24 – ABSENCES

Dans l’intérêt de l’Association, un administrateur qui s’absente plus de 3 réunions sans informer le Conseil d’administration (absences non-motivées) sera considéré comme ayant démissionné de son poste.

ARTICLE 25 – VACANCE

Si une vacance est créée par un départ d’un membre du conseil d’administration, celui-ci a le pouvoir de nommer un administrateur qui sera maintenu en poste en respectant l’article 20 relatif à la durée du mandat selon l’année paire ou impaire.  Advenant le cas où un poste n’est pas comblé, le conseil d’administration partagera les dossiers, et responsabilités du membre sortant.

Malgré toute vacance, le conseil d’administration peut continuer d’agir pourvu qu’il y ait quorum.

ARTICLE 26 – LES DIRECTEURS

• Ils participent aux rencontres et aux travaux du conseil d’administration
• Ils réalisent les mandats que leur confie le conseil d’administration
• Ils déposent un rapport annuel de leurs activités au conseil d’administration

ARTICLE 27 –  DÉMISSION

L’administrateur doit acheminer une lettre, un courriel signalant sa non disponibilité ou sa démission au secrétariat à l’intention du CA. Un administrateur qui a quitté son poste durant son mandat ne peut se représenter en élection pour une période de trois (3) ans suivant la fin du mandat pour lequel il a été élu, sauf si la raison du départ est reconnue valable par le conseil d’administration au moment de son départ. La décision du conseil d’administration à cet effet est finale et sans appel.

ARTICLE 28 –  DESTITUTION

Le Conseil d’administration seul peut destituer, suite à une rencontre extraordinaire demandée par un des membres du Conseil d’administration, et avec l’appui majoritaire des membres du conseil d’administration, un administrateur qui:

• Pose un geste préjudiciable au fonctionnement ou à la réputation de l’association ou à un de ses représentants ;
• N’a pas respecté les règles de conduite des administrateurs établies ou les dispositions du code d’éthique et de déontologie des administrateurs ;

La destitution prend effet au moment du prononcé des membres du Conseil d’administration, jusqu’à la fin du mandat de l’administrateur et s’étend pour une période supplémentaire de trois ans.

Un administrateur qui est destitué peut, selon la gravité des gestes posés, être expulsé de l’Association au même titre qu’un membre régulier (article 7). Si, après la période d’expulsion, le membre désire réintégrer l’Association, il doit faire une demande par écrit en s’adressant au secrétariat, sous pli confidentiel à transmettre au président, qui la soumet au conseil d’administration. La décision du conseil d’administration à cet effet sera finale et sans appel.

ARTICLE 29 – PERSONNES RÉMUNÉRÉES ET CONTRATS

Le conseil d’administration pourra, sur une base contractuelle, engager du personnel rémunéré nécessaire au bon fonctionnement de l’Association selon les dispositions établies par le conseil d’administration.

Le conseil d’administration peut établir un contrat avec toute personne, organisme ou entreprise apte à exécuter une tâche définie en lien avec les orientations de l’Association après l’analyse de plus d’une proposition soumise.

ARTICLE 30 – LE PRÉSIDENT

• S’assure de la préparation des rencontres et de l’élaboration des projets d’ordre du jour de l’assemblée générale et du Conseil d’administration.
• Préside les rencontres de l’assemblée générale et du Conseil d’administration dans le respect des compétences de chaque instance.
• S’assure qu’un calendrier est établi avec les membres du Conseil d’administration sur l’élaboration, la révision et la pertinence des politiques du Conseil d’administration.
• Participe aux travaux du comité de gouvernance.
• S’assure que tous les administrateurs contribuent avec discipline et respect des autres au développement de l’organisme.
• S’assure du bon fonctionnement des comités statutaires et de mettre en pratique les recommandations qui sont formulées.
• Participe au choix des membres des comités de travail et collabore à la définition des mandats; aux rencontres prévues à cette fin.
• Est le premier porte-parole officiel de l’Association auprès des autorités publiques et le représentant du Conseil d’administration dans la communauté.
• Au plan légal, toute représentation doit être approuvée par une résolution du Conseil d’administration.
• Le président et un membre du Conseil d’administration signent les contrats au nom de l’Association. Ils établissent les partenariats.
• Dépose un rapport global annuel de ses activités au Conseil d’administration.

ARTICLE 31 – LE VICE-PRÉSIDENT

• Remplace le président en cas d’absence de celui-ci ou à sa demande.
• Préside le comité de gouvernance.  (Exemples: élaboration des politiques générales et des moyens de gouvernance, des règles de gestion, des protocoles, des outils d’évaluation des actions de l’Association)
• Réalise les mandats que lui confie le président ou le Conseil d’administration.
• Présente un rapport annuel de ses activités au Conseil d’administration.

ARTICLE 32 – LE SECRÉTAIRE

• Convoque les rencontres du conseil d’administration et de l’assemblée générale selon les règlements de l’organisme en étroite collaboration avec le président.
• Est responsable de la rédaction des procès-verbaux de l’assemblée générale et du conseil d’administration.
• S’assure de conserver des archives, le livre des minutes, procès-verbaux de l’organisme, en conformité avec les dispositions législatives et réglementaires.
• Tient à jour le registre des membres de l’association et des membres du conseil d’administration.
• Appose sa signature sur les documents sous sa responsabilité.
• Présente un rapport annuel de ses activités au conseil d’administration.

ARTICLE 33 – LE TRÉSORIER

• Préside le comité des finances.
• Assure un suivi périodique des états financiers pour présentation au conseil d’administration.
• Participe aux rencontres pour recevoir et analyser le rapport de la firme nommée pour la vérification comptable.
• Dépose un rapport financier annuel à l’assemblée générale.
• Autorise les remboursements des membres du Conseil d’administration.
• Agit comme administrateur  du flot de trésorerie de l’Association.
• Peut avoir un adjoint nommé par le Conseil d’administration.

ARTICLE 34 – ÉLECTION

À chaque élection, les membres du nouveau Conseil d’administration élisent parmi eux un président, un vice-président, un trésorier, un secrétaire. 

ARTICLE 35 – COMITÉS

À des fins définies, le Conseil d’administration peut créer des comités et sous-comités et établir des règles relatives à leur bon fonctionnement.  Le responsable de chacun de ces comités et sous-comités est choisi par le conseil d’administration.

ARTICLE 36 – COMPOSITION

Le comité d’orientation est composé de quatorze (14) personnes, soit un représentant par région administrative (11 régions), un (1) représentant du secteur anglophone, un (1) du secteur des enseignants retraité et un (1) du secteur étudiant universitaire. Ces personnes doivent être majeures et être membres en règle de l’Association.

ARTICLE 37 – NOMINATION

Les membres du comité d’orientation seront officiellement nommés lors d’une rencontre régulière ou spéciale du conseil d’administration suivant la période d’élection par les membres des régions.

ARTICLE 38 – DURÉE DU MANDAT

La durée du mandat des responsables régionaux est de deux (2) ans.

ARTICLE 39 – ÉLECTION

Tout membre intéressé à postuler doit remplir un formulaire de mise en candidature. Le candidat doit être appuyé par un autre membre de sa région ou de son secteur.

Les membres en règle des régions auront à voter pour le candidat de leur choix lors du  congrès à l’Assemblée régionale.

ARTICLE 40 – VACANCE

Si une vacance est créée parmi les membres du comité d’orientation, elle sera comblée par le conseil d’administration. Le représentant ainsi choisi, sera en poste jusqu’à la prochaine nomination.

ARTICLE 41 – POUVOIR

Le comité d’orientation est une instance consultative auprès du conseil d’administration.

ARTICLE 42 – RESPONSABILITÉS

Représentants régionaux :

• Promouvoir les arts plastiques dans sa région.
• Représenter l’AQÉSAP dans son milieu.
• Recueillir des propositions des membres à la rencontre régionale.
• Informer le conseil d’administration des activités ou préoccupations provenant de sa région.
• Rencontrer le conseil d’administration lors du congrès et à la rencontre CA/CO s’il y a lieu.
• Participer à l’organisation du Congrès.
• Participer à la rencontre régionale lors du Congrès.
• Déposer un plan d’action régional.
• Présenter un rapport d’activités annuelles au conseil d’administration. 

Représentants des secteurs tels qu’anglophones, retraités, étudiants :

• Promouvoir les arts plastiques dans son secteur.
• Représenter l’AQÉSAP dans son milieu.
• Recueillir des propositions des membres à la rencontre régionale.
• Informer le conseil d’administration des activités ou préoccupations provenant de son secteur.
• Rencontrer le conseil d’administration lors du congrès et à la rencontre CA/CO s’il y a lieu.
• Participer à l’organisation du Congrès.
• Participer à la rencontre régionale lors du Congrès.
• Présenter un rapport d’activités annuelles au conseil d’administration.

ARTICLE 43 – RÉUNION DU COMITÉ D’ORIENTATION

Une première rencontre lors du congrès et une seconde rencontre pourront être possibles, les modalités seront établies par le Conseil d’administration, selon les besoins et les moyens financiers de l’association.

ARTICLE 44 – BUDGET

Un budget de fonctionnement ou d’activités pourrait être alloué à chacune des régions ou secteurs, en regard des plans d’actions présentés au conseil d’administration, selon les états financiers de l’association.

ARTICLE 45 – EXERCICES FINANCIERS

Durée de l’année financière :

• L’année financière débute le 1er août de chaque année et se termine le 31 juillet de chaque année.

ARTICLE 46 – FRAIS

L’Association s’engage à rembourser les frais encourus par ses membres au cours ou à l’occasion des affaires relevant de leur charge, si ces dépenses sont appuyées par des pièces justificatives complètes et originales et selon un délai établit par le conseil d’administration. Ces dépenses devront être approuvées au préalable par le conseil d’administration.

ARTICLE 47 – VÉRIFICATEUR

Le vérificateur de l’Association est nommé chaque année lors de l’assemblée générale annuelle.  En cas de changement dans l’organisation de la comptabilité en cours d’année, le conseil d’administration voit à la nomination d’une nouvelle vérificatrice ou d’un nouveau vérificateur.